Jakie masz spalanie? – Optymalizacja kosztów operacyjnych

Najdroższa firma to nie ta, która dużo wydaje. Najdroższa jest ta, która nie wie, dlaczego wydaje.

Każdy kierowca zna to uczucie.

Po zatankowaniu do pełna spogląda na komputer pokładowy i widzi średnie spalanie.

6 litrów.

8 litrów.

12 litrów.

Ta liczba mówi znacznie więcej niż tylko o samochodzie. Pokazuje styl jazdy kierowcy, warunki na drodze, stan techniczny pojazdu i sposób jego użytkowania.

Dwóch kierowców może prowadzić ten sam samochód.

Jeden przejedzie 900 kilometrów na jednym baku.

Drugi będzie szukał stacji paliw już po 600 kilometrach.

Silnik ten sam.

Różnica tkwi w sposobie jazdy.

Dokładnie tak samo wygląda to w biznesie.

Dwie firmy mogą osiągać identyczne przychody.

Jedna generuje wysokie zyski.

Druga nieustannie walczy o płynność finansową.

Różnica bardzo często nie tkwi w sprzedaży.

Różnica tkwi w spalaniu.

Koszty są jak paliwo

Przedsiębiorcy często mówią:

„Musimy ciąć koszty.”

Za każdym razem odpowiadam podobnie.

Nie.

Najpierw musimy zrozumieć koszty.

Bo cięcie wszystkiego po równo bardzo rzadko prowadzi do poprawy wyników.

Można ograniczyć marketing i za kilka miesięcy stracić sprzedaż.

Można zmniejszyć budżet szkoleniowy i obniżyć jakość pracy zespołu.

Można kupować tańsze materiały i stracić klientów.

To nie jest oszczędność.

To przesuwanie problemów w czasie.

Dobry Dyrektor Finansowy nie pyta:

„Jak wydać mniej?”

Pyta:

„Które wydatki naprawdę tworzą wartość dla firmy?”

Nie każdy koszt jest zły

Jednym z największych błędów, jakie obserwuję podczas analiz przedsiębiorstw, jest wrzucanie wszystkich kosztów do jednego worka.

Tymczasem są koszty, które należy ograniczać.

Ale są również takie, które warto zwiększać.

Wyobraź sobie przedsiębiorstwo, które dzięki inwestycji w automatyzację skraca czas realizacji zamówień o połowę.

Koszty rosną.

Ale jeszcze szybciej rośnie rentowność.

To nie jest wydatek.

To inwestycja.

Podobnie wygląda zatrudnienie odpowiednich ludzi.

Lepszy specjalista może kosztować więcej.

Jeżeli jednak zwiększy efektywność całego zespołu, jego wynagrodzenie bardzo szybko się zwróci.

Dlatego koszt zawsze należy analizować razem z wartością, którą tworzy.

Ciche wycieki pieniędzy

W każdej firmie istnieją wydatki, których nikt już nie kwestionuje.

Subskrypcje.

Programy komputerowe.

Usługi doradcze.

Abonamenty.

Telefony.

Leasingi.

Umowy podpisane kilka lat temu.

Każdy z tych kosztów wydaje się niewielki.

Razem potrafią tworzyć ogromną kwotę.

Podczas jednego z projektów CFO właściciel był przekonany, że jego firma działa bardzo oszczędnie.

Dopiero szczegółowa analiza pokazała, że przedsiębiorstwo płaciło za kilkanaście usług, z których nikt od miesięcy nie korzystał.

Żadna z nich nie była droga.

Łącznie kosztowały kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.

To właśnie dlatego regularny przegląd kosztów jest tak ważny.

Nie po to, aby szukać winnych.

Po to, aby odzyskać kontrolę.

Koszty powinny pracować

Lubię zadawać właścicielom jedno pytanie.

Gdybyś dziś musiał uzasadnić każdy wydatek swojej firmy przed inwestorem, czy potrafiłbyś to zrobić?

To bardzo ciekawe ćwiczenie.

Bo nagle okazuje się, że część kosztów ma jasny cel.

Część wymaga poprawy.

A część istnieje wyłącznie dlatego, że zawsze istniała.

Firma rozwija się wtedy, gdy pieniądze nie tylko opuszczają konto.

Rozwija się wtedy, gdy wracają z zyskiem.

Z mojego biurka CFO

Jednym z pierwszych etapów naszej pracy z nowym klientem jest analiza struktury kosztów.

Nie szukamy oszczędności za wszelką cenę.

Szukamy odpowiedzi na trzy pytania.

Które koszty są niezbędne?

Które zwiększają wartość przedsiębiorstwa?

Które można wyeliminować bez pogorszenia jakości działania?

Bardzo często już pierwsze spotkanie pokazuje, że przedsiębiorstwo nie potrzebuje rewolucji.

Potrzebuje większej świadomości.

Najlepsze efekty osiągają firmy, które regularnie przeglądają swoje koszty, zamiast robić to dopiero wtedy, gdy pojawiają się problemy finansowe.

Liczby, które warto znać

Cost-to-Revenue Ratio – pokazuje, jaka część przychodów przeznaczana jest na koszty operacyjne.

EBITDA Margin – informuje, ile firma zarabia na podstawowej działalności przed amortyzacją, odsetkami i podatkami.

Operating Leverage – pokazuje, jak zmiana sprzedaży wpływa na wynik operacyjny przedsiębiorstwa.

Koszt pozyskania przychodu – pozwala ocenić, czy wydawane środki rzeczywiście przekładają się na rozwój biznesu.

Pytanie do właściciela

Gdybyś jutro miał obniżyć koszty swojej firmy o 10%, które wydatki ograniczyłbyś jako pierwsze?

I co ważniejsze…

Czy jesteś pewien, że właśnie one nie tworzą dziś największej wartości?

Myśl CFO

Nie wygrywa firma, która wydaje najmniej. Wygrywa ta, która najlepiej wykorzystuje każdą wydaną złotówkę.